Ao falar em logística de armazenagem, depósitos e estoques, logo algumas ideias nos vêm à mente, como as entradas e saídas, o controle dos itens, sendo estes matéria-prima ou produto acabado, a localização do imóvel, o layout do espaço físico e o próprio tamanho do espaço físico em si.

 

Na verdade, esta questão do espaço físico está se tornando bastante crítica, pois sabemos o quanto um bom espaço é caro! Tanto para aluguel como para aquisição, se a localização for também um fator relevante para o negócio, os valores quase sempre extrapolam a expectativa.

 

Infelizmente, a tendência para o futuro não é promissora neste assunto, pois cada vez mais empresas vão sendo criadas, mais empresas que já existem vão crescendo e ampliando suas instalações, e cada vez a demanda por bons espaços físicos para suas instalações vai aumentando. E quando a demanda aumenta, o que aumenta também? Exatamente, o preço das unidades disponíveis.

 

É muito complicado quando uma empresa precisa se sujeitar a aumentar ou adquirir novas instalações a preços altíssimos para conseguir suprir a demanda crescente do seu mercado. Algo tão bom como o crescimento próprio, mas que exige muitas vezes investimentos bem maiores do que o próprio aumento da receita, e por muitos anos.

 

Isso nos faz pensar se realmente a expansão física dos armazéns, depósitos e estoques, é a decisão correta a se tomar. Algumas vezes pode ser a única opção viável. Mas será que não há outras opções para atender a essas necessidades de espaço? Com toda a certeza, sim. E várias delas exigem muito menos investimento do que você imagina.

 

Este artigo vai trazer exatamente isso, várias possibilidades e dicas de como aproveitar melhor o espaço do seu armazém atual, otimizando a sua estrutura e fazendo sua capacidade aumentar consideravelmente sem a necessidade de investimentos estratosféricos em novas instalações.

Por que a falta de espaço é tão comum nas empresas e centros de distribuição?

O objetivo principal de uma empresa é sempre aumentar seus lucros e crescer. Portanto, é natural que para seguir esses objetivos, as empresas tenham que ir se adaptando ao longo dos anos em relação a localização, número de funcionários, tipos de cargos, quantidades de produtos no portfólio, e por consequência, tamanho da estrutura física, incluindo barracões, depósitos, estacionamentos, etc.

 

Ou seja, a falta de espaço nas empresas e centros de distribuição é natural. Se a empresa for promissora, uma hora isso vai acontecer. A tendência é delas crescerem, e para isso terão que ir ampliando os ambientes de cada setor, aumentando suas respectivas capacidades.

 

Além disso, ainda existem questões como a sazonalidade de alguns produtos, provocando dificuldades de armazenamento, como excesso ou falta de espaço dependendo do período do ano.

 

Há também os produtos com demanda crescente, com resultados muito positivos no mercado, que vão além do esperado. Em outros casos ocorrem erros de previsão de estocagem, e como a expectativa e preparação são baseadas em previsões, se estas estiverem equivocadas vai comprometer todo o armazém.

 

O fato de muitas empresas ainda não possuírem um Sistema de Gerenciamento de Estoques (WMS) acaba agravando todas essas variações e suas dificuldades de controle. Tendo este sistema integrado, muitos parâmetros são centralizados nele, fornecendo informações ricas para os gestores.

 

Os layouts de estoque e de armazém basicamente definem a forma de ocupação do espaço. Se forem layouts deficientes, antiquados ou com pouco planejamento, acabam fazendo com que ótimos espaços não tenham seu potencial máximo aproveitado. 

 

O formato do imóvel e a altura do teto, por exemplo, são fatores ignorados por muitas empresas, mas fazem uma grande diferença no resultado final da ocupação do espaço disponível.
 
À exemplo de um galpão com teto alto em que a empresa utiliza uma estrutura de armazenagem na horizontal, com pallets diretamente no chão. Possivelmente nesses casos está sendo aproveitado 20 ou 30% do total do volume do galpão.
 
Isso é um grande desperdício, pois a empresa está pagando por todo o espaço, mas usando apenas uma mínima parte. Nesses casos, ou ela se muda para um imóvel menor e mais barato visando reduzir custos, já que não precisa de tanto espaço, ou então muda seu layout de armazenagem para aproveitar melhor o potencial do imóvel, e lucrar mais com o mesmo custo.
 
Ainda falando sobre a falta de espaço, suas implicações devem ser encaradas como grandes desperdícios, pois a empresa pode ter dificuldades em atender às demandas e isso vai provocar um desvio desnecessário de atenção e foco da diretoria. Ao invés de se preocuparem com as atividades de essência da empresa (as que podem trazer receita), os gestores acabam precisando resolver problemas de espaço de armazenagem.

Início da melhoria: se livrando dos problemas e dando os primeiros passos

O primeiro passo para qualquer melhoria é o desapego das ideias, estruturas e culturas antigas, afinal, se a melhoria é necessária, certamente é porque o cenário atual não está bom. Portanto, existem algumas atitudes mais voltadas para a mentalidade e cultura de armazenamento que são simples e baratas, e podem ser de grande valor para início de melhoria:

 

  • Caso tenha grande quantidade de itens desnecessários no armazém, como itens obsoletos, podem ser feitas promoções para serem vendidos rapidamente, pois estão encalhados e gerando gastos para a sua empresa;
  • Para os produtos que não foram vendidos nem nas promoções, pode ser viável o seu simples descarte, pois sua venda futura é praticamente impossível e quanto mais tempo em estoque, mais gastos vai gerar;
  • Se for possível, dependendo do tipo de produto, podem ser destinados para doações, pois além da causa social, a empresa fica bem vista pelas boas ações;
  • Pode ser retrabalhado o posicionamento dos itens dentro do armazém, colocando os com maior saída em locais mais próximos da expedição, e os itens com menor giro em locais mais distantes. Esta simples realocação dos itens pode fazer grande diferença na redução dos tempos de movimentação e do desgaste dos operadores e equipamentos.

Otimizando: partindo para a melhoria

Quando as instalações da sua empresa enfrentam falta de espaço, as escolhas possíveis para você são basicamente aumentar o espaço com novas construções ou aquisição de galpões, ou então melhorar/otimizar o aproveitamento do seu espaço atual, mexendo em layout e recursos de movimentação, fazendo ele render mais com a mesma metragem.

 

O nosso objetivo principal é fazer você melhorar esse aproveitamento sem gastar muito para isso. Na verdade gastando o mínimo possível. Pois fazer a empresa crescer e atender bem à demanda tendo grandes orçamentos é fácil. Difícil é fazer o mesmo com um orçamento mínimo.

 

Portanto, essa ideia de construir novas instalações ou alugar/adquirir um galpão maior talvez fique para outro artigo, pois é um cenário não muito comum para as empresas, que exige bastante planejamento estratégico para ser decidido, demandando um grande orçamento. Então mesmo que consiga, a empresa provavelmente vai demorar para chegar ao montante necessário e esperar para fazer a melhoria após isso, ou então vai fazer dívidas para adquirir o novo espaço o quanto antes.

 

Sendo assim, aconselhamos a optar, pelo menos inicialmente, por alternativas menos custosas para a empresa, pois elas podem ter resultados bem positivos e surpreendentes, além de oferecer muito menos risco caso não se provem ideais. Dentre essas alternativas iniciais para melhorar a otimização do espaço estão:
  • Trabalhar todo o layout interno do armazém;
  • Implementar um sistema WMS de gerenciamento de armazém com códigos de barras para o controle;
  • Trabalhar no dimensionamento dos locais de picking/separação e estocagem para estarem totalmente adequados às necessidades da empresa, sem ser um gargalo (faltar espaço) nem um desperdício (sobrar espaço);
  • Se atentar às especificações da embalagem dos itens para buscar o melhor aproveitamento de espaço nos pallets e no imóvel, inclusive em um empilhamento para itens de alto volume;
  • Atualizar periodicamente a localização/endereço dos itens no estoques para se adaptar à alterações de demanda e sazonalidade, ou lançamentos de novos itens e descontinuidade dos itens atuais em estoques. Aproveite sempre essas oportunidades para otimizar a disposição dos mesmos;
  • Se suas operações permitirem receber e expedir itens em turnos diferentes, pode ser utilizado o mesmo espaço para ambas as funções. Isso vai reduzir bastante a demanda de espaço;
  • A realização das conferências dos parâmetros das cargas ainda em movimento é o ideal para não “parar” as cargas ocupando um grande espaço do depósito. Conferências de nota fiscal, volume, peso, usando dispositivos de conferência como coletores e balanças móveis;
  • Use a tecnologia do endereçamento para aumentar a velocidade dos processos no armazém, evitando que as cargas fiquem paradas em um espaço de espera para o recebimento e passem a ser rapidamente encaminhadas do transporte para o estoque;
  • Realoque bem os itens de acordo com os pallets disponíveis, por exemplo, colocando itens semelhantes nos mesmos pallets até darem lotação máxima, para aproveitar melhor o espaço ocupado por aquele pallet.

Projetando o armazém ideal

Em um armazém logístico comum, aproximadamente ¾ do seu espaço é destinado à estocagem. O restante do espaço é usado para as movimentações, separação e até mesmo espaços administrativos.
Na configuração deste espaço, muitos aspectos devem ser levados em consideração, como os equipamentos de movimentação como empilhadeiras, paleteiras, guindastes, enfim, o projeto de estocagem deve se atentar para as proporções destes equipamentos.
 
Outra questão é a estrutura física a ser utilizada, podendo ser apenas pallets nos espaços delimitados diretos no chão, ou estantes porta pallets com armazenamento vertical (níveis), entre outros tipos. E todos esses aspectos acabam dependendo de um principal: o tipo de produto e carga. Aí características como volume, peso, formato, fragilidade, rotatividade, entre outras, definirão os requisitos necessários para o projeto de armazenamento.

 

Resumindo, para atingir a melhor configuração de estocagem deve-se seguir alguns passos:
  • Análise das necessidades daquele cenário de produto baseado em dados;
  • A análise deve gerar alternativas de solução;
  • Optar pela melhor alternativa pensando na solução ótima para o menor custo (equipamentos, estrutura, ocupação do espaço, etc);
  • Negociação de orçamentos e parcerias para empresas fornecedoras de equipamentos e estruturas;
  • Implantação e funcionamento.

Estruturas que facilitam o aproveitamento do espaço

As estruturas físicas têm importância fundamental nos projetos de armazenagem. Elas podem tanto otimizar o aproveitamento do espaço como agir de forma contrária dificultando os processos do seu armazém. Por isso a importância do bom estudo de alternativas e escolha da melhor configuração. A seguir, alguns tipos de estrutura e suas características:

 

Estrutura porta pallets:
  • Permite melhor organização;
  • Fácil movimentação dos pallets;
  • Boa separação por características de produto ou numeração/lote;
  • Ótimo para indústrias com grande variedade de itens, permitindo boa organização dos mesmos;
  • São estruturas modulares, podendo ser montadas de várias formas diferentes e sempre reaproveitadas;
 
Estrutura porta pallets dinâmica:
  • A estrutura é em plano inclinado com rolamentos para a movimentação da carga pela gravidade;
  • É usado no sistema FIFO (o primeiro a entrar é o primeiro a sair) pois os primeiros itens a serem colocados na estrutura são os que “descem” por ela e estão disponíveis por primeiro na outra extremidade;
  • Permite mais agilidade pois os pallets certos estão sempre disponíveis na extremidade da separação;
  • Exige mais espaço livre, pois as duas extremidades do porta pallets precisam estar livres, uma para entrada e outra para saída das mercadorias.
 
Estrutura push-back:
  • Estrutura semelhante à anterior (dinâmica), mas possui apenas uma extremidade livre, a outra geralmente faz divisa com a parede;
  • É uma estrutura de colocação de pallets em profundidade, como se fossem várias gavetas “empurradas”, em acumulado;
  • É usado no sistema LIFO (o último a entrar é o primeiro a sair) pois os primeiros pallets a entrar ficam armazenados por último na fila, só saindo quando não houver mais nenhum na frente; 
  • Tem melhor aproveitamento de espaço, pois como uma das extremidades faz divisa com a parede, exige menos espaço livre.
 
Sistemas drive-in e drive-through:
  • Semelhante ao modelo push-back, mas a estrutura se assemelha a um corredor no qual a empilhadeira passa por baixo e leva o pallet na sua posição específica;
  • Como os pallets ficam muito próximos uns dos outros, este sistema oferece uma grande capacidade e densidade de armazenamento, entregando máximo aproveitamento do espaço;
  • Também usa o sistema LIFO;
 
Sistema mezanino:
  • É basicamente a instalação de um segundo andar no galpão, mas de estrutura geralmente metálica e reversível (não envolve obra civil);
  • Acaba aumentando consideravelmente a área útil de armazenagem, usando da verticalização dos estoques;
  • Bom para produtos distintos com dificuldades de se trabalhar com pallets, sem padrão de porta pallets. Nesses casos se torna mais valioso ter outra superfície equivalente ao chão, sem restrições de tamanho em cada endereço;
  • Válido para galpões com teto alto, passíveis de instalação de mezanino;
 
Sistema cantilever:
  • Ideal para mercadorias de grande comprimento, largura, peso e volume, como tubos, vigas, perfis, entre outros;
  • É uma estrutura simples, mas muito resistente, composta por grandes suportes presos em uma coluna central, atuando como uma “estante” para as mercadorias;
  • Permite grande aproveitamento do armazém por sua característica vertical, com vários níveis;
 
Sistema de estantes:
  • É um sistema bastante comum, simples e eficaz, utilizado em empresas menores e com produtos pequenos e mais leves;
  • São ideais para caixas pequenas ou médias e não paletizadas, ou seja, não se usam pallets.
  • Dentre os diferentes modelos de estantes usadas na armazenagem, se destacam:
    • Flow-rack: possui as prateleiras inclinadas, onde as embalagens são inseridas de uma lado e deslizam por gravidade até a outra extremidade.
    • Carrossel: possui prateleiras “contínuas” que deslizam horizontalmente levando as mercadorias até o local de carregamento. Uma das vantagens é a economia com equipamentos de movimentação pois o carrossel pode abranger boa área do armazém, sendo desnecessário outro equipamento para isso;
    • Racks: é o tipo mais básico, possui prateleiras horizontais fixas divididas em vários níveis, possibilitando a verticalização do estoque e sua melhor organização e otimização do espaço. Como é um sistema fixo, pode ser utilizado para mercadorias mais pesadas, oferecendo maior segurança.
 
Interessante destacar que todos esses sistemas são removíveis. Então, fica fácil na hora de fazer uma mudança para outro galpão, ou mesmo mudar o sistema utilizado. Traduz bem a praticidade e facilidade de uso e montagem/desmontagem que são tão importantes no meio logístico de armazenagem.

Utilizando a tecnologia a favor da otimização do seu estoque

Por fim, a questão que está ganhando cada dia mais relevância para as empresas, principalmente as que desejam crescer competitivamente.

 

O sistema de Gerenciamento de Armazém (WMS) já é uma realidade, sendo uma ferramenta imprescindível para garantir o controle total das mercadorias, desde a entrada no armazém com o recebimento, a conferência e validação das mercadorias, por seguinte o endereçamento baseado nos parâmetros de cada empresa, a estocagem/armazenagem, a separação dos pedidos e a preparação para expedição.
 
Além destas, descritas na sequência dos processos, há também as movimentações especiais dentro do depósito, como transferências de endereço, análise de lotes, inventário de estoque, reabastecimento de áreas de picking, entre outras.
Estes sistemas têm como grande finalidade o melhor uso dos recursos relacionados à área de armazenagem, passando pela otimização do espaço físico, alocação dos materiais/mercadorias em endereços ideais, controle total e histórico de cada item, melhor uso da mão-de-obra disponível, entre outros, proporcionando uma grande melhoria na precisão, agilidade e registro de todos os processos.
 
Todas essas melhorias acabam auxiliando as empresas na redução de custos, de forma que seu produto possa ter um valor mais competitivo no mercado sem perder em lucratividade.
 
Falando especificamente sobre o tema deste artigo, podemos citar como uma das grandes funcionalidades do WMS o endereçamento dos itens no espaço ideal no estoque, feito de maneira inteligente e que atende a todos os parâmetros e requisitos da empresa. 
 
O endereçamento reduz a necessidade de espaços de espera antes do armazenamento. Ou seja, sem o WMS as cargas teriam que ficar ocupando um espaço no armazém em espera antes de serem armazenadas. Com a funcionalidade de endereçamento automático do WMS, elas podem ser encaminhadas do transporte diretamente ao seu endereço ideal de armazenagem, ocupando muito menos espaço, tempo e mão-de-obra dos operadores.
 
Outras funcionalidades muito importantes, mas ainda raras nos WMS, são o fracionamento e remontagem de cargas, de grande valor na economia de espaço. O fracionamento é a possibilidade de se dividir uma embalagem grande, como um pallet com identificação individual, em várias menores, cada uma com uma nova identificação. Isso permite que cargas grandes sejam logo divididas e encaminhadas, reduzindo o espaço ocupado.
 
A remontagem é uma funcionalidade muito rara no mercado de WMS, está ainda em seu início. Quando uma grande embalagem como um pallet vai sendo fracionado, ou seja, são separados itens para expedição, muitas vezes sobram poucos itens em um pallet que ainda está ocupando um endereço completo.
 
Para otimizar esse aproveitamento de espaço, a remontagem automática sugere sempre que agrupem itens semelhantes de pallets diferentes que foram fracionados, para que tenha sempre a carga máxima de um pallet ocupando o seu espaço no endereço, e assim acabe sobrando mais endereços livres para novos pallets ocuparem.
A ideia principal do WMS auxiliando na otimização do espaço é a rapidez e controle nos processos, permitindo uma redução nos níveis de estoque e melhor atendimento à demanda. Dessa forma, o espaço ocupado diminui e o nível de serviço aumenta. Melhor impossível, não é?
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