As empresas de pequeno, médio e grande porte podem ter inúmeras diferenças nas suas formas de gestão, mas é certo que seu objetivo em comum é o crescimento. Em todas elas, se perguntasse para os gestores de cada área o que mais os preocupam pensando na realidade empresarial atual, certamente responderiam sobre a intensa competitividade.

 

Houve o tempo em que as relações de compra e venda do mercado eram marcadas pelo interesse principal do consumidor, que precisava se adequar aos produtos/serviços que eram oferecidos.

 

Hoje esta relação de mercado funciona completamente ao contrário, onde as empresas precisam se adequar aos interesses dos consumidores e tentar ainda se sobressair à concorrência. Dentro dessa ideia de competitividade, as empresas devem focar totalmente em aumentar receita e reduzir custos.

 

Quando se fala em redução de custos, uma importante área das empresas que pode ser o principal fator diferenciador em relação aos concorrentes em questão de eficiência e baixo custo é a logística.

 

A logística é composta por várias “sub-áreas”, como transporte (incluindo todos os modais), gestão da frota, expedição e armazenagem, sendo que esta última está ganhando cada vez mais atenção devido ao seu potencial de melhoria e os benefícios que isso traz para a empresa.

 

A questão principal na busca da redução de custo é a melhoria da performance, ou seja, todo caminho que levar à melhoria na eficiência dos processos de armazenagem, à sua otimização, se torna essencial. Pensando em tudo isso, chegamos ao WMS (Warehouse Management System), que é o sistema de gerenciamento de estoque, armazém ou depósito.

O que é WMS?

Estes sistemas são relativamente novos no mercado, e muitas empresas ainda não o possuem, ficando “presas” em antiquados métodos de controle de estoque, os quais consomem um tempo e mão-de-obra absurdos, além de trazerem resultados bastante ruins em comparação ao WMS.

 

Estes sistemas têm como grande finalidade o melhor uso dos recursos relacionados à área de armazenagem, passando pela otimização do espaço físico, alocação dos materiais/mercadorias em endereços ideais, controle total e histórico de cada item, melhor uso da mão-de-obra disponível, entre outros, proporcionando uma grande melhoria na precisão, agilidade e registro de todos os processos. Todas essas melhorias acabam auxiliando as empresas na redução de custos, de forma que seu produto possa ter um valor mais competitivo no mercado sem perder em lucratividade.

 

O que se tinha até então nas empresas era uso excessivo de planilhas para o controle de entrada e saída dos materiais/mercadorias (as quais precisam ser atualizadas manualmente) e de papéis impressos nos casos de movimentação interna e separação de itens, pois os operadores precisam ter em mãos uma relação com os itens e códigos para realização de cada tarefa. Neste cenário, o fluxo de informação nos processos é péssimo, muito lento e com grandes riscos de perda e/ou erros.

 

Com a integração de todos os processos e informações em um só sistema, o ganho de tempo, velocidade, precisão e controle é gigantesco.

 

Os estudiosos de logística Darli Rodrigues Vieira e Michel Roux, no seu livro sobre auditoria logística, citam que as empresas que não usam um sistema de gerenciamento WMS são comparadas ao ato de fazer contabilidade com calculadora. Seria como ignorar o computador e voltar a usar máquinas de escrever.

Como surgiu?

Até os anos 80, os sistemas que existiam eram simplesmente de controle de estoque e eram capazes apenas de controlar as transações de entrada e saída em estoque e a respectiva baixa das movimentações, contra os pedidos de clientes e fornecedores. Estes primeiros sistemas de gerenciamento eram classificados como WCS (Warehouse Control System ou Sistema de Controle de Armazém).

 

Foi nessa época que se deu início à evolução desses sistemas, passando a se preocuparem com endereçamento, com a localização do material em um “endereço” dentro do armazém ou CD (Centro de Distribuição). Esta evolução foi lenta, mas extremamente significativa e permitiu que as mercadorias passassem a ser armazenadas em diferentes áreas do depósito, deixando de ter posições fixas, já que o sistema em si passa a realizar o controle inteligente de cada posição/identificação, com o cadastramento individual de cada área.
Todas essas evoluções permitiram aumentar a densidade da armazenagem nos CDs, ou seja, otimizar o aproveitamento de espaço armazenando muito mais itens do que antes no mesmo espaço físico.

 

Certamente as primeiras versões de WMS que surgiram teriam ainda muito a evoluir até chegar nos sistemas atuais, mas pensando na ideia de armazenagem inteligente em meados do anos 80, é algo realmente impressionante.

 

Assim como qualquer nova tecnologia, teve um início com muitos testes e dificuldades de aceitação por parte dos operadores acostumados com as velhas culturas das empresas, e isso acontece até hoje com muita frequência. Além de tudo, era extremamente caro e de implantação complexa e demorada, se tornando viável para poucas empresas.

 

O WMS começou a se popularizar a partir dos anos 2000 e 2010, quando se desenvolveu em termos de equipamentos de estocagem e movimentação de materiais, do melhor aproveitamento dos recursos humanos, e do aprimoramento da tecnologia de informação aplicada aos CDs, como a utilização de leitores e coletores de dados.

Como funciona:

O WMS abrange por completo os processos de logística de armazenamento, desde o recebimento da mercadoria, a conferência e validação das mesmas, por seguinte o endereçamento baseado nos parâmetros de cada empresa, a estocagem/armazenagem, a separação dos pedidos e a preparação para expedição. Além destas, descritas na sequência dos processos, há também as movimentações especiais dentro do depósito, como transferências de endereço, análise de lotes, inventário de estoque, reabastecimento de áreas de picking, entre outras.

 

O funcionamento do sistema se baseia no registro de cada movimentação por meio de equipamentos móveis portáteis, geralmente coletores de código de barras, ou então smartphones e tablets em sistemas mais modernos. Os usuários possuem esses equipamentos em mãos e realizam todas as operações por meio deles, permitindo um fluxo de dados em tempo real, sempre integrando o software ao ERP a empresa. Com este monitoramento contínuo, o aumento da eficiência e agilidade na tomada de decisão são garantidos.

 

Como citei anteriormente, outra questão essencial é a integração do WMS ao ERP, que é o sistema de gerenciamento geral da empresa. A troca de informações em tempo real depende da integração com sucesso. É como se fosse um sistema unificado, pelo menos em termos de fluxo de informação. Portanto, poderá identificar quando o produto entrou em estoque, por qual meio foi a entrada (por produção ou compra), as quantidades e históricos de vendas, separação, contabilizar os custos envolvidos e uma série de outros procedimentos. 

 

Daí vem a importância do fluxo de informação, que vai do ERP para o WMS e vice-versa. Isso também permite o controle completo sobre as mercadorias, como lote, nº de série, validade e rastreabilidade.

 

Um exemplo de rotina diária são os pedidos de compras ou vendas, que após realizados no ERP, automaticamente são enviados para o sistema WMS. Então as notificações do tipo de pedido, quantidades, endereço onde está armazenado e para onde deve ser enviado chegam ao operador responsável. O processo é facilitado por já vir especificado na notificação o local/endereço em que está o produto. Com o coletor de código de barras (ou tablet/smartphone) o operador dá baixa na mercadoria e libera para o envio.

Principais processos que o WMS abrange:

Recebimento:
  • Chegada de materiais no estoque de matéria-prima ou de produtos acabados no estoque final;
  • Automatiza a conferência de produtos;
  • Registra o recebimento das mercadorias em entrada no depósito e suas características, como lote, numeração de série, validade, etc;
  • Gera etiquetas com informações completas sobre as mercadorias;
  • O recebimento pode ser automático em casos de boa integração com o ERP ou manual em casos da empresa não possuir ERP.
Armazenagem/estocagem:
  • Controle do espaço do armazém/depósito buscando sempre o seu melhor aproveitamento físico;
  • Controle de endereços, baseando as sugestões de armazenamento nas disponibilidades dos endereços e nos parâmetros de armazenagem da empresa, podendo ter endereços obrigatórios e preferencias, por exemplo;
  • Alerta sobre a necessidade de novas compras, baseado em controle de quantidade de mercadorias no estoque;
Separação/Picking:
  • Direcionamento das tarefas de separação para os responsáveis;
  • O sistema apresentará ao responsável quais os pedidos destinados a ele;
  • Listará quais os endereços que possuem os itens dos pedidos a serem separados;
  • O item a ser separado estará de acordo com a parametrização do estoque da empresa, podendo ser nas modalidades FIFO (separa o que está há mais tempo no estoque), FEFO (separa o que possui data de validade mais próxima), LIFO (separa o que entrou por último no estoque), entre outras;
  • O sistema permite realizar a separação das mercadorias da área de armazenamento para a expedição ou entre áreas intermediárias, até mesmo para uma área só de separação, muito conhecida como área de picking.
Expedição:
  • Emissão de NFs;
  • Controle da saída e devolução de produtos;
  • O sistema permite que logo após a separação da carga, o operador possa conferir os itens que serão embarcados no transporte.

Vantagens e benefícios do WMS - Quais problemas ele resolve? Como pode ajudar sua empresa?

  • Melhoria do controle operacional e aumento da acuracidade de estoque;
  • Rastreabilidade completa de cada item, ou seja, mantém armazenado no sistema todo o histórico de registros e movimentações de cada item;
  • Proporciona uma expansão estruturada da empresa e seus armazéns/estoques com total controle;
  • Melhoria da precisão das informações do estoque, da velocidade e qualidade das operações do armazém e o aumento da produtividade do pessoal e dos equipamentos envolvidos neste processo;
  • Permite uma melhor visibilidade do estoque; 
  • Permite que o processo de separação e expedição seja realizado de forma mais rápida e segura, minimizando riscos de erros/falhas operacionais;
  • O sistema monitora os itens em estoque para saber exatamente o que existe fisicamente no armazém. Isso permite o aumento da acuracidade (quando a divergência entre o que consta no estoque físico e no estoque registrado no sistema é mínima ou nula);
  • Geração de relatórios de estoque rápidos e essenciais para tomada de decisões estratégicas;
  • Otimização do espaço físico do armazém com a melhor disposição das mercadorias (por endereçamento automático);
  • Automatização de processos eliminando o uso de papéis impressos e atualizações manuais, reduzindo desperdícios de tempo, mão-de-obra e erros operacionais;
  • Redução das quantidades em estoque, otimizando o espaço do depósito, permitindo melhor giro de materiais e aumento da capacidade de operação de uma mesma infraestrutura de armazenagem;
  • Redução extrema de desperdícios, como ociosidade dos operadores e dos equipamentos, perdas causadas por erro humano, falta de integração e controle dos processos, perdas de informações como histórico de movimentações dos itens, entre outros;
  • Aumento da produtividade geral de todos os processos do armazém;

Desvantagens do WMS:

  • Período de tempo para implantação e treinamento, no qual a produtividade do armazém fica comprometida;
  • Possíveis falhas humanas no cadastro de produtos e endereços e no mapeamento dos processos logísticos, causadas muitas vezes por dificuldades de adaptação dos operadores ao sistema. Assim como qualquer software, se colocar as entradas erradas, o resultado também virá errado;
  • Dificuldades de treinamento de pessoal e a mudança cultural de trabalho. Caso essas ações não forem feitas com o suporte correto, pode gerar resistência dos operadores;
  • Montante de investimento inicial para aquisição do software e dos equipamentos/dispositivos de controle; 
  • Possível necessidade de remodelagem e adaptação dos processos operacionais;
 
Resumindo, de um modo geral as desvantagens do WMS estão ligadas ao investimento e mudança de cultura da empresa. Ou seja, o WMS não possui desvantagens próprias dele, sendo extremamente aconselhável para praticamente todas as empresas. Na verdade o que acontece são os períodos de implantação e acompanhamento em que a empresa vai gastar tempo e dinheiro até ele começar a trazer as vantagens, o que é totalmente esperado em implantações deste tipo.

E sobre a visão de futuro do WMS e as suas tendências de evolução?

A grande maioria dos WMS disponíveis no mercado hoje operam com coletores de dados para o controle das movimentações. Isso já foi um grande avanço em relação aos sistemas antigos ou aos módulos simples de controle de estoque, onde operações como de separação são realizadas com listas impressas dos itens e atualização manual das planilhas, sem integração.

 

Algo que assusta um pouco as empresas quando precisam adquirir novos coletores é o seu preço muito alto, por serem dispositivos importados e fabricados exclusivamente para o WMS. Além disso, possuem layout de tela pequeno e têm manutenção complicada.
Portanto, a grande tendência para o futuro da ferramenta é a utilização de tablets e smartphones no lugar dos coletores de dados. Além de serem muito mais fáceis de usar e visualizar, também são muito mais baratos para as empresas.

 

Quando se têm um ou mais armazéns grandes que necessitam de dezenas de coletores, a troca por um tablet ou smartphone se transforma em uma grande vantagem competitiva.

 

As reduções de custo passam tranquilamente dos 50%. Lembrando que só é possível o uso exclusivo de tablets e smartphones para o controle quando as distâncias entre o operador e os códigos das mercadorias forem pequenas, por conta da limitação da câmera dos dispositivos. Caso as distâncias sejam grandes, será necessário o uso de leitores acoplados, que ainda assim, fica muito mais barato que um coletor completo.

Conclusão

Hoje em dia, com tamanha competitividade em todos os mercados, uma empresa que possui estoque/armazém não ter um sistema que o gerencia é preocupante. Se muitas empresas que já possuem WMS estão trocando para se atualizarem em busca de mais otimização, imagine as tantas empresas que nem o usam.

 

Elas estão ficando defasadas, com suas operações logísticas comprometidas pela falta de eficiência e controle. E cada minuto a mais que uma empresa gasta para resolver um problema logístico que o seu concorrente não tem, é um minuto a mais que essa empresa está jogando fora e a concorrente está lucrando.

 

Mudanças de cultura de trabalho e Investimentos são necessários, isto é a evolução. A questão é encontrar um bom software e realizar uma boa implantação com treinamento de pessoal, com todos os colaboradores engajados no objetivo de melhorar os resultados da empresa.

 

Todas as empresas desejam se manter fortes e competitivas em seus mercados, e a área logística influencia e é influenciada por todos os setores. As empresas devem encarar os armazéns como o lugar onde se estocam todo o seu dinheiro, afinal, muito foi gasto para cada item ser produzido, e muito se espera ganhar com sua venda.
 
Se houver falhas e desperdícios nesse controle, é como literalmente jogar o dinheiro fora. E certamente um sistema WMS é essencial para valorizar as suas operações, seus estoques, e, por consequência, seu próprio dinheiro.
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