Empresas de todo o mundo buscando o crescimento ordenado e vantagens competitivas. Essa é a realidade empresarial atualmente. Não importa o segmento, os gestores devem sempre estar atentos para as novas técnicas e tecnologias, se atualizando constantemente.
 
São ferramentas ou formas de se trabalhar que podem “virar o jogo” de competitividade entre as empresas de um mercado. Ou seja, a cada dia surgem novas técnicas, métodos, ferramentas ou treinamentos que podem fazer a sua empresa sair de simples coadjuvante para se tornar líder no seu mercado.
 
Se não for líder em vendas de imediato, pelo menos será líder em lucratividade, com redução de custos e aumento de receita. E dessa forma, a liderança de vendas se torna uma questão de tempo, pois lucrando mais, certamente a empresa vai contratar mais profissionais qualificados, mais ferramentas tecnológicas, melhorar seu produto e marketing, e, por consequência, vender muito mais.
 
E falando em redução de custos, uma importante área das empresas que pode ser o principal fator diferenciador dos concorrentes em questão de eficiência e baixo custo é a logística.
 
A logística é composta por várias “sub-áreas”, como transporte (incluindo todos os modais), gestão da frota, distribuição, reversa, suprimento, armazenagem, entre outras, sendo que esta última está ganhando cada vez mais atenção devido ao seu potencial de melhoria e os benefícios que pode trazer para a empresa.
 
A questão principal na evolução da logística é a melhoria da performance, ou seja, todo caminho que levar à melhoria na eficiência dos processos de armazenagem, à sua otimização, se torna essencial.
 
Pensando em tudo isso, chegamos ao WMS (Warehouse Management System), que é o sistema de gerenciamento de estoque, armazém ou depósito.
 
Neste artigo você vai entender um pouco melhor sobre o WMS e como ele age nas empresas. Vamos trazer também as vantagens e desvantagens de se implantar essa incrível ferramenta, detalhando cada uma e mostrando que, de modo geral, quem faz as vantagens e desvantagens do WMS são as próprias empresas.

O que é o WMS?

Estes sistemas são relativamente novos no mercado, e muitas empresas ainda não o possuem, ficando “presas” em antiquados métodos de controle de estoque, os quais consomem um tempo e mão-de-obra absurdos, além de trazerem resultados bastante ruins em comparação ao WMS.
 
Os sistemas WMS têm como grande finalidade o melhor uso dos recursos relacionados à área de armazenagem, passando pela otimização do espaço físico, alocação dos materiais/mercadorias em endereços ideais, controle total e histórico de cada item, melhor uso da mão-de-obra disponível, entre outros, proporcionando uma grande melhoria na precisão, agilidade e registro de todos os processos.
 
Todas essas melhorias acabam auxiliando as empresas na redução de custos, de forma que seu produto possa ter um valor mais competitivo no mercado sem perder em lucratividade.
 
O que se tinha até então nas empresas era uso excessivo de planilhas para o controle de entrada e saída dos materiais/mercadorias (as quais precisam ser atualizadas manualmente) e de papéis impressos nos casos de movimentação interna e separação de itens.
 
Os operadores precisavam ter em mãos uma relação com os itens e códigos para realização de cada tarefa. Neste cenário, o fluxo de informação nos processos é péssimo, muito lento e com grandes riscos de perda e/ou erros.
 
Com a integração de todos os processos e informações em um só sistema, o ganho de tempo, velocidade, precisão e controle é gigantesco.
 
Os estudiosos de logística Darli Rodrigues Vieira e Michel Roux, no seu livro sobre auditoria logística, citam que as empresas que não usam um sistema de gerenciamento WMS são comparadas ao ato de fazer contabilidade com calculadora. Seria como ignorar o computador e voltar a usar máquinas de escrever.

Como o WMS age nas empresas?

O WMS abrange por completo os processos de logística de armazenamento, desde o recebimento da mercadoria, a conferência e validação das mesmas, por seguinte o endereçamento baseado nos parâmetros de cada empresa, a estocagem/armazenagem, a separação dos pedidos e a preparação para expedição.
 
Além destas, descritas na sequência dos processos, há também as movimentações especiais dentro do depósito, como transferências de endereço, análise de lotes, inventário de estoque, reabastecimento de áreas de picking, entre outras.
 
O funcionamento do sistema se baseia no registro de cada movimentação por meio de equipamentos móveis portáteis, geralmente coletores de código de barras para sistemas mais conservadores, ou então smartphones e tablets em sistemas mais modernos.
 
Os usuários possuem esses equipamentos em mãos e realizam todas as operações por meio deles, permitindo um fluxo de dados em tempo real, sempre integrando o software ao ERP a empresa. Com este monitoramento contínuo, o aumento da eficiência e agilidade na tomada de decisão são garantidos.
 
Como citei anteriormente, outra questão essencial é a integração do WMS ao ERP, que é o sistema de gerenciamento geral da empresa. A troca de informações em tempo real depende da integração com sucesso. É como se fosse um sistema unificado, pelo menos em termos de fluxo de informação.
 
Portanto, poderá identificar quando o produto entrou em estoque, por qual meio foi a entrada (por produção ou compra), as quantidades e históricos de vendas, separação, contabilizar os custos envolvidos e uma série de outros procedimentos. 
 
Daí vem a importância do fluxo de informação, que vai do ERP para o WMS e vice-versa. Isso também permite o controle completo sobre as mercadorias, como lote, nº de série, validade e rastreabilidade.
 
Um exemplo de rotina diária são os pedidos de compras ou vendas, que após realizados no ERP, automaticamente são enviados para o sistema WMS. Então as notificações do tipo de pedido, quantidades, endereço onde está armazenado e para onde deve ser enviado chegam ao operador responsável.
 
O processo é facilitado por já vir especificado na notificação o local/endereço em que está o produto. Com o coletor de código de barras (ou tablet/smartphone) o operador dá baixa na mercadoria e libera para o envio.

Vantagens da implantação de um WMS:

  • Rastreabilidade completa de cada item, ou seja, mantém armazenado no sistema todo o histórico de registros e movimentações de cada item, desde o seu recebimento até a sua expedição do armazém;
  • Melhoria do controle operacional e aumento da acuracidade de estoque;
  • Possibilita que a empresa tenha um crescimento estruturado e correto em termos de controle. Uma expansão coordenada da empresa e seus armazéns/estoques, sem perda de informações nem controle;
  • Melhoria da precisão das informações do estoque, oferecendo-as em tempo real, sem atrasos ou demoras para atualizações. É tudo automático, nenhuma atualização manual.
  • Grandes melhorias na produtividade do pessoal e dos equipamentos envolvidos nos processos. O WMS evita muitas perdas e desperdícios de tempo e trabalho, como deslocamentos desnecessários dos equipamentos e dos operadores. Um bom WMS também sugere a combinação ideal de operador-equipamento que esteja livre para determinada tarefa;
  • Permite melhor visibilidade do estoque, tanto de forma física com as mercadorias armazenadas nos endereços ideais segundo os parâmetros da empresa, como nos registros das informações e históricos na própria ferramenta;
  • Permite que o processo de separação e expedição seja realizado de forma mais rápida e segura, minimizando riscos de erros/falhas operacionais;
  • O sistema monitora os itens em estoque para saber exatamente o que existe fisicamente no armazém. Isso permite o aumento da acuracidade, ou seja, a divergência entre o que consta no estoque físico e no estoque registrado no sistema seja mínima ou nula;
  • Geração de relatórios de estoque rápidos. Esses relatórios podem ser tanto operacionais (movimentações realizadas em cada período e suas características) como para tomada de decisões estratégicas;
  • Otimização do espaço físico do armazém com a melhor disposição das mercadorias. Esse é o processo de endereçamento automático, onde o WMS sugere os endereços ideais e disponíveis para o armazenamento de cada mercadoria baseado nos parâmetros de armazenagem da empresa;
  • Possibilidade de se trabalhar com várias metodologias de armazenagem, como FIFO (o primeiro a entrar é o primeiro a sair), FEFO (o primeiro a expirar é o primeiro a sair) e LIFO (o último a entrar é o primeiro a sair.
  • Automatização de processos eliminando o uso de papéis impressos e atualizações manuais em planilhas, reduzindo desperdícios de tempo, mão-de-obra e erros operacionais;
  • Redução das quantidades em estoque. Otimizando o espaço do depósito, permite melhor giro de materiais e aumento da capacidade de operação de uma mesma infraestrutura de armazenagem;
  • Redução extrema de desperdícios, como ociosidade dos operadores e dos equipamentos, perdas causadas por erro humano, falta de integração e controle dos processos, perdas de informações como histórico de movimentações dos itens, entre outros;
  • Aumento da produtividade geral de todos os processos do armazém;

Desvantagens da implantação de um WMS:

  • O período de tempo para implantação e treinamento geralmente é um ponto crítico, pois durante esse período a produtividade do armazém fica comprometida. A empresa precisa ter consciência disso e entender que os ganhos após a implantação serão muito maiores do que as dificuldades durante a mesma.
  • Possíveis falhas humanas no cadastro de produtos e endereços e no mapeamento dos processos logísticos, causadas muitas vezes por dificuldades de adaptação dos operadores ao sistema. Assim como qualquer software, se inserir incorretamente os dados de entrada, o resultado também virá errado;
  • Dificuldades de treinamento de pessoal e a mudança cultural de trabalho. Caso essas ações não sejam feitas com o suporte correto, podem gerar resistência dos operadores;
  • Montante de investimento inicial para aquisição do software e dos equipamentos/dispositivos de controle; 
  • Possível necessidade de remodelagem e adaptação dos processos operacionais do armazém para se adequarem a algumas especificidades do WMS. Neste caso, as mudanças são sempre para melhor, buscando a evolução, mas elas podem gerar resistência dos operadores e um período de tempo maior para finalizar;
  • Se o WMS for de uma empresa diferente da fornecedora do ERP, pode ser um pouco mais demorado e/ou complicado realizar a integração das duas ferramentas. Essa integração é necessária para o fluxo de informação ser rápido e completo, sem necessidade de interferência manual de nenhum operador. Essa situação é bem comum, pois muitas empresas fornecedoras de ERP não fornecem WMS, então o cliente acaba tendo que encontrar uma outra solução, e a integração é essencial.

Conclusão

De um modo geral, as desvantagens do WMS estão ligadas ao investimento e necessidade de mudança de cultura da parte mais operacional da empresa. Ou seja, o WMS não possui desvantagens próprias dele, sendo extremamente aconselhável para praticamente todas as empresas.
 
Na verdade o que acontece é que nos períodos de implantação e acompanhamento a empresa vai gastar tempo e dinheiro até o WMS começar a trazer as vantagens esperadas. Isso é totalmente normal para projetos desse nível, e qualquer melhoria/tecnologia que uma empresa for implementar vai ser dessa mesma forma.
 
Sendo assim, mudanças de cultura de trabalho e investimentos são necessários, isso é a evolução. A questão é encontrar um bom software e realizar uma boa implantação e treinamento de pessoal, com todos os colaboradores engajados no objetivo de melhorar os resultados da empresa. Os retornos virão rapidamente.
 
Todas as empresas desejam se manter fortes e competitivas em seus mercados. Se houver falhas e desperdícios no controle dos estoques, esses objetivos serão impossíveis de serem alcançados. Certamente um sistema WMS é essencial para valorizar as suas operações e trazer mais produtividade e assertividade na sua armazenagem logística.
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